Informationspflichten (gemäß § 17 DSG-EKD)
Die informationelle Selbstbestimmung als Grundrecht und der damit verbundene Datenschutz sind uns ein wichtiges Anliegen. Wir behandeln die personenbezogenen Daten unserer Mitarbeitenden, Klienten und sonstigen Partner vertraulich und haben daher durch technische und organisatorische Maßnahmen sichergestellt, dass die gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz sowohl von uns selbst als auch von externen Dienstleistern beachtet und eingehalten werden. Dies wird regelmäßig kontrolliert.
Als evangelische Einrichtung unterliegen wir dem Datenschutzgesetz der Evangelischen Kirche Deutschlands (DSG-EKD). Mit dieser Datenschutzerklärung kommen wir auch unseren Informationspflichten gemäß § 17 bzw. § 18 DSG-EKD nach.
Wir behalten uns das Recht vor, die Datenschutzerklärung zu ändern, falls dies erforderlich sein sollte. Bitte stellen Sie sicher, dass Ihnen jeweils die aktuellste Version vorliegt.
1. Kontaktdaten
Die verantwortliche Stelle ist:
Haus Marienthal Evang. Kinder-, Jugend- und Familienhilfe Schweinfurt GmbH
Am Oberen Marienbach 7
97421 Schweinfurt
Telefon: 09721 / 7284-0
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Die verantwortliche Stelle wird gesetzlich vertreten durch:
Matthias Zaworka (Geschäftsführung)
Am Oberen Marienbach 7
97421 Schweinfurt
Telefon: 09721 / 7284-24
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Der externe Datenschutzbeauftragte ist:
Projekt 29 GmbH & Co. KG
Christian Volkmer (Geschäftsführung)
Ostengasse 14
93047 Regensburg
Telefon: 0941 / 2986930
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Der örtliche Datenschutzkoordinator ist:
Peter Kuhn
Am Oberen Marienbach 7
97421 Schweinfurt
Telefon: 09721 / 7284-12
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2. Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Mitarbeitenden, Klienten und sonstigen Partner, die zur Erfüllung unserer vielfältigen Aufgaben erforderlich sind, und speichern diese meist in digitaler Form. Diese Daten erhalten wir in erster Linie von Ihnen selbst, manchmal auch aus Unterlagen anderer Stellen wie Ämtern, Gesundheits- und Bildungseinrichtungen. In Einzelfällen stammen die Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen.
Zu den von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zählen vor allem:
- bei Bewerbern und Mitarbeitenden: Stammdaten (Vor- und Zuname, Geburtsdatum), Kontaktdaten (Anschrift, Telefon, Mail-Adresse), Konfession, Bankdaten, Daten aus Lebenslauf und Arbeitszeugnissen, Qualifikationen, sozialversicherungsrelevante Daten, Bildaufnahmen, etc.
- bei Klienten: Stammdaten (Vor- und Zuname, Geburtsdatum), Kontaktdaten (Anschrift, Telefon, Mail-Adresse), Bankdaten, Daten zur speziellen Fallproblematik, biographische Daten, Gesundheitsdaten, Bildaufnahmen, etc.
- bei sonstigen Partnern: Firmen, Ansprechpartner, Kontaktdaten (Anschrift, Telefon, Mail-Adresse), Umsatzsteuer-ID, Bankdaten, Zahlungsdaten, Spenderdaten, etc.
Darüber hinaus verarbeiten wir auch folgende sonstige personenbezogene Daten:
- Daten aus Ihrem elektronischen Verkehr mit uns (z.B. IP-Adresse, Log-in-Daten)
- Daten aus dem Besuch unserer Seiten im Internet
- Daten in Bezug auf die Öffentlichkeitsarbeit (z.B. Verteilerlisten für Druckerzeugnisse)
- vertragsspezifische Daten sowie Auftrags-, Umsatz- und Belegdaten
- Kunden- und Lieferantenhistorie sowie Beratungsunterlagen
- sonstige Daten, die wir von Ihnen im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung (z.B. in Aufnahmegesprächen) erhalten haben
Anfragen per Telefon, Telefax, Mail oder Kontaktformular
Wenn Sie uns per Telefon, Telefax, Mail oder Kontaktformular kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten zwecks Bearbeitung Ihres Anliegens sowie für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.
Die von Ihnen per Telefon, Telefax, Mail oder Kontaktformular übersandten Daten verbleiben bei uns, bis der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihres Anliegens), Sie uns zur Löschung auffordern oder Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen. Zwingende gesetzliche Bestimmungen - insbesondere Aufbewahrungsfristen - bleiben davon unberührt.
3. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen des DSG-EKD und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) in der jeweils geltenden Fassung:
- zur Erfüllung von (vor-)vertraglichen Pflichten (§ 6 Nr. 5 DSG-EKD)
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist hierbei zur Anbahnung oder zur Erfüllung eines mit uns eingegangenen Vertrages erforderlich. (Hierzu zählt auch die Vertragsabwicklung im Rahmen der Mitarbeiterschaft in unserer Einrichtung.) Sie müssen uns dabei nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses erforderlich sind bzw. zu deren Erhebung wir gesetzlich befugt oder verpflichtet sind. Wenn Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen, so müssen wir den Abschluss eines Vertrags in aller Regel ablehnen bzw. können wir einen bestehenden Vertrag nicht mehr weiter durchführen. - zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (§ 6 Nr. 1 und 6 DSG-EKD)
Auch gesetzliche Vorgaben können uns zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten berechtigen. Dazu zählen beispielsweise Anforderungen aus dem Arbeitsrecht, dem Steuerrecht, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung, dem Sozialgesetzbuch, dem Kinder- und Jugendschutz, dem Infektionsschutzgesetz, u.v.a.m. - zur Erfüllung der Aufgaben der verantwortlichen Stelle (§6 Nr.3 DSG-EKD)
Wir sind zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten berechtigt, wenn dies zur Erfüllung unserer Aufgaben, die im öffentlichen Interesse liegen, erforderlich ist. Dies trifft auf die meisten unserer Beratungsangebote zu.
Zu unseren Aufgaben gehören jedoch auch noch folgende Maßnahmen:
- Maßnahmen zur Geschäftssteuerung
- Maßnahmen zur Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten
- Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts
- Maßnahmen zur Sicherstellung einer angemessenen Rechtsverfolgung
- Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs
- effektive Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen
- effektive Öffentlichkeitsarbeit, um sich über unsere Angebote informieren zu können - zum Schutz lebenswichtiger Interessen (§6 Nr.7 DSG-EKD)
In konkreten Fällen ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gerechtfertigt, um lebenswichtige Interessen von Ihnen oder einer anderen Person zu schützen. - im Rahmen Ihrer Einwilligung (§6 Nr.2 DSG-EKD)
Wenn keine andere Rechtsgrundlage zum Tragen kommt, kann eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nur aufgrund Ihrer freiwilligen Einwilligung erfolgen. Solche Einwilligungen werden meist schriftlich eingeholt und können jederzeit und ohne Angabe von Gründen (ganz oder teilweise) mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Dazu reicht meist eine formlose Mitteilung an uns. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird dadurch nicht berührt.
4. Weitergabe von personenbezogenen Daten
Alle personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen von Kenntnis und Zugriff Dritter geschützt. Ihre Daten werden in unserer Datenbank verarbeitet. Die Datenbank unterstützt die Anhebung der Datenqualität der vorhandenen Daten und ermöglicht die Anreicherung mit Daten aus öffentlichen Quellen.
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nicht an Dritte bzw. für Werbezwecke weiter. Eine Weitergabe erfolgt nur, sofern die Daten zur Weitergabe bestimmt sind, Sie vorher in eine Übermittlung eingewilligt haben oder wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben zur Weitergabe berechtigt bzw. verpflichtet sind.
Innerhalb unserer Einrichtung erhalten nur diejenigen Stellen Ihre personenbezogenen Daten, die sie zur Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten brauchen. Aber auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (§ 30 DSG-EKD) können zu diesen Zwecken auf Ihre Daten zugreifen. Wenn wir einen Dienstleister im Sinne einer Auftragsverarbeitung einsetzen, bleiben wir dennoch für den Schutz Ihrer Daten verantwortlich. Sämtliche Auftragsverarbeiter wurden daher vertraglich dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln und nur im Rahmen der vereinbarten Leistungserbringung zu verarbeiten.
Weitere Stellen, die Ihre Daten erhalten können, sind beispielsweise:
- IT-Dienstleister, die für Betrieb und Sicherheit des IT-Systems benötigt werden
- Zusatzversorgungskassen für die zusätzliche Altersabsicherung
- Pflegeversicherungen, Krankenversicherungen, Beihilfeversicherungen
- Träger der (örtlichen bzw. überörtlichen) Sozialhilfe
- Kostenträger und Zuschussgeber
Viele Verfahren (vor allem Buchhaltung, Personalverwaltung und IT-Sicherheit) werden über das Diakonische Werk Schweinfurt als Auftragsverarbeiter abgewickelt. Die Verarbeitung der Daten erfolgt hier unternehmensbezogen und getrennt von anderen Einrichtungen.
Bei Vorliegen einer gesetzlichen Verpflichtung sowie im Rahmen der Rechtsverfolgung können Behörden und Gerichte sowie externe Auditoren Empfänger Ihrer Daten sein.
Zum Zweck der Vertragsanbahnung und -erfüllung können darüber hinaus Versicherungen, Banken, Auskunfteien und entsprechende Dienstleister Empfänger Ihrer Daten sein.
Datenübermittlung in Drittländer
Grundsätzlich werden von uns keinerlei personenbezogene Daten an Drittländer oder an internationale Organisationen übermittelt. Eine Übermittlung findet im begründeten Einzelfall nur auf der Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission, Standardvertragsklauseln, geeigneter Garantien oder Ihrer ausdrücklichen Einwilligung statt.
5. Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur solange, wie sie für die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, erforderlich sind. Nach der Beendigung einer Geschäftsbeziehung oder bis zum Ablauf der geltenden gesetzlichen oder rechtsgeschäftlichen Aufbewahrungsfristen (etwa aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder dem Arbeitszeitgesetz) werden die Daten umgehend, vollständig und sicher gelöscht.
Bei Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, bei denen sie als Beweismittel benötigt werden, werden personenbezogene Daten erst nach Ende dieser Rechtsstreitigkeiten gelöscht.
6. Datenschutzrechte als betroffene Person
Den von der Datenverarbeitung betroffenen Personen stehen folgende Rechte zu:
Recht auf Auskunft (§ 19 DSG-EKD)
Sie können von uns jederzeit eine unentgeltliche Auskunft verlangen, ob und in welchem Ausmaß wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Dies gilt insbesondere für die Zwecke der Datenverarbeitung, die Kategorien der personenbezogenen Daten, ggf. die Kategorien von Empfängern, die Speicherdauer, ggf. die Herkunft Ihrer Daten sowie ggf. für das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Details.
Recht auf Berichtigung (§ 20 DSG-EKD)
Sie können von uns auf Antrag die Berichtigung bzw. Vervollständigung Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
Recht auf Löschung (§ 21 DSG-EKD)
Wenn die gesetzlichen Voraussetzungen dafür vorliegen, können Sie von uns die Löschung Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen. Es kann jedoch Gründe geben, die eine sofortige Löschung verbieten (z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten).
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (§ 22 DSG-EKD)
Wenn die gesetzlichen Voraussetzungen dafür vorliegen, können Sie von uns auf Antrag die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
Recht auf Datenübertragbarkeit (§ 24 DSG-EKD)
Wenn die gesetzlichen Voraussetzungen dafür vorliegen, können Sie von uns verlangen, dass wir Ihnen Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen. Bei technischer Machbarkeit können Sie eine direkte Übermittlung Ihrer Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
Recht auf Widerspruch (§ 25 DSG-EKD)
Wenn die gesetzlichen Voraussetzungen dafür vorliegen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten einlegen. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir weisen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nach, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.
Wenn Sie eines der genannten Rechte uns gegenüber geltend machen wollen, wenden Sie sich bitte an eine unserer Kontaktadressen für den Datenschutz. Im Zweifelsfall können wir zusätzliche Informationen zur Bestätigung Ihrer Identität anfordern um zu gewährleisten, dass Informationen nicht gegenüber unbefugten Personen offengelegt werden.
7. Beschwerderecht
Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das kirchliche Datenschutzrecht verstoßen haben, so nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf, um diese Frage klären zu können. Sie haben jedoch auch das Recht, sich direkt mit einer Beschwerde an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden. (§ 46 DSG-EKD)
Beauftragter für den Datenschutz der Evangelischen Kirche Deutschland
Außenstelle Ulm für die Datenschutzregion Süd
Hafenbad 22
89073 Ulm
Telefon: 0731 / 140593-0
Telefax: 0731 / 140593-20
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
8. Datenschutzhinweise für Videokonferenzen
Teilnehmer von Videokonferenzen, die wir veranstalten, finden hier die entsprechenden Datenschutzhinweise:Datenschutzerklärung für Video-Konferenzen